Регламент роботи

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення виконкому міської ради

від 21.12.2021 № 182

5. До складу виконавчого комітету міської ради не можуть входити депутати міської ради, крім секретаря міської ради.
6. Засідання виконавчого комітету скликаються міським головою, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції - заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради відповідно до ст.53 Закону України «Про місцеве самоврядування»
7. Виконавчий комітет міської ради є підзвітним і підконтрольним міській раді, а з питань здійснення ним повноважень органів виконавчої влади - також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади.
8. Виконавчий комітет міської ради не має статусу юридичної особи, має гербову печатку.
9. Виконавчий комітет міської ради виконує повноваження згідно Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».
10. Виконавчі органи (структурні підрозділи) міської ради утворюються за рішенням міської ради. Виконавчі органи міської ради можуть функціонувати як без статусу юридичної особи, так і зі статусом юридичної особи, про що зазначається в положеннях про них.
11. Положення про виконавчі органи (структурні підрозділи) міської ради затверджуються рішенням міської ради.
12. Посадові особи Часовоярської міської ради працюють у відповідності до посадових інструкцій.
13. Діловодство у виконавчому комітеті міської ради ведеться державною  мовою. Службовою мовою спілкування у виконавчих органах міської ради є українська.
14. Матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради здійснюється за рахунок бюджету Часовоярської міської територіальної громади.
15. Виконавчий комітет міської ради сприяє дотриманню виконавчими органами міської ради внутрішньої політики безпечного і доброзичливого робочого середовища, вільного від дискримінації за ознаками статі, переслідувань та інших проявів небажаної поведінки.
16. Транспортне обслуговування керівництва міської ради здійснюється службовим автомобілем міської ради. Службовий автомобіль використовуються виключно для вирішення службових питань. Порядок використання службового автотранспорту та його закріплення за керівництвом міської ради визначається розпорядженням міського голови.
17. Повноваження виконавчого комітету:

- попередньо розглядає та схвалює проекти місцевих програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань, прогноз місцевого бюджету, проект місцевого бюджету, проекти рішень з інших питань, що вносяться на розгляд міської ради;

- координує діяльність відділів та інших виконавчих органів міської ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності Часовоярської міської територіальної громади;

-  заслуховує звіти про роботу керівників відділів та інших виконавчих органів міської ради;

- має право змінювати або скасовувати акти підпорядкованих йому відділів та інших виконавчих органів міської ради, а також їх посадових осіб;

- забезпечує вирішення всіх питань, які віднесені до його компетенції чинним законодавством України;

- здійснює делеговані міською радою або органами виконавчої влади повноваження.

3. Порядок висвітлення    діяльності  виконавчогокомітету міської ради

1. Діяльність виконавчого комітету міської ради є відкритою та прозорою, що забезпечується шляхом розміщення інформації про неї на офіційному веб-сайті міської ради, веб-сайтах виконавчих органів міської ради, публікацій у засобах масової інформації, проведення публічних консультацій, трансляції на телеканалах, репортажів, інтерв’ю, виступів керівних працівників  виконавчого комітету міської ради та виконавчих органів міської ради та в інший спосіб.
2. Інформація про діяльність виконавчого комітету міської ради надається громадянам, юридичним особам, органам державної виконавчої влади, а також                                       представникам засобів масової інформації відповідно до закону.
3. Присутність представників засобів масової інформації, інших осіб на засіданнях виконавчого комітету міської ради здійснюється за згодою членів виконавчого комітету шляхом голосування, що оформлюється протоколом засідання виконавчого комітету міської ради.
4. Висвітлення діяльності виконавчих органів міської ради та її посадових осіб відбувається на засадах доступності, своєчасності, систематичності, повноти, всебічності та об’єктивності, аполітичності і позитивного характеру інформації.
5. Висвітлення діяльності виконавчих органів та посадових осіб міської ради у засобах масової інформації здійснюється відповідно до Конституції України, Законів України «Про інформацію», «Про місцеве самоврядування в Україні»,  «Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні», «Про доступ до публічної інформації», «Про телебачення і радіомовлення», у порядку, передбаченому Законом України «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації».
6. Висвітлення діяльності виконавчих органів міської ради та її посадових осіб передбачає подання інформації, яка спрямована на соціально-економічний та культурний розвиток, відстоювання інтересів Часовоярської міської територіальної громади, забезпечення стабільності і взаєморозуміння. Не може оприлюднюватися  недостовірна інформація щодо інших органів влади, об’єднань громадян, фізичних та юридичних осіб, інша інформація, яка не базується на реальних фактах і подіях.
7. Інформація щодо висвітлення діяльності виконавчих органів та її посадових осіб подається, уникаючи втручання в особисте життя громадян, посягання на їх честь і гідність.

4.Планування роботи виконавчого комітету міської ради

1. У виконавчому комітеті міської ради здійснюється перспективне та квартальне планування діяльності виконавчих органів. Підготовка зазначених планів роботи покладається на загальний відділ Часовоярської міської ради (далі – загальний відділ).
2. Перспективний (річний) та квартальний плани роботи виконавчих органів міської ради складаються за формою згідно додатку 1 і включають в себе основні  розділи: дата проведення                 засідання  виконавчого комітету, питання, які виносяться на розгляд виконавчого комітету та відповідальний за  підготовку питання.
3. В графі «Дата проведення» перспективного плану має зазначатися номер кварталу або назва місяця проведення заходу, квартального плану – назва місяця або дата проведення заходу.
4. Планування роботи виконавчих органів міської ради здійснюється на основі пропозицій міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому міської ради, секретаря міської ради, керівників виконавчих органів міської ради та посадових осіб.
5. Для складання перспективного плану роботи виконавчих органів міської ради на наступний рік виконавчі органи міської ради не пізніше, ніж за 60 календарних днів до закінчення поточного року, подають до загального відділу міської ради свої пропозиції, погоджені з заступниками міського голови, керуючим справами виконкому міської ради і секретарем міської ради згідно розподілу обов’язків.
6. Загальний відділ на основі отриманих пропозицій складає проект узагальненого перспективного плану роботи виконавчих органів міської ради на наступний рік, проект рішення виконавчого комітету міської ради про його  затвердження і виносить його на розгляд виконавчого комітету міської ради в останньому місяці поточного року. При цьому зазначений проект рішення виконавчого комітету міської ради має бути погоджений з заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету міської ради і секретарем міської ради.
7. Квартальний план роботи виконавчих органів міської ради складається загальним відділом на підставі перспективного плану роботи виконавчих органів ради на відповідний рік.
8. Виконавчі органи міської ради, при необхідності, не пізніше як за 30 календарних днів до закінчення поточного кварталу, можуть надати до загального відділу додаткові пропозиції до квартального плану роботи виконавчих органів міської ради, попередньо погоджені з заступниками міського голови, керуючим справами виконкому міської ради і секретарем міської ради згідно розподілу обов’язків.
9. Загальний відділ на основі перспективного плану роботи виконавчих органів міської ради та додаткових пропозицій, складає проект узагальненого квартального плану роботи виконавчих органів міської ради на наступний квартал і проект рішення виконавчого комітету міської ради про його затвердження і вносить його на розгляд виконавчого комітету міської ради в останньому місяці поточного кварталу. При цьому зазначений проект рішення виконавчого комітету міської ради має бути погоджений з заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету міської ради і секретарем міської ради.
10. Перспективні і квартальні плани роботи не пізніше п’яти робочих днів  після їх затвердження доводяться до відома виконавців загальним відділом міської ради.
11. Виконавчі органи міської ради планують свою роботу на рік, поквартально на основі планів роботи виконавчих органів міської ради і власних планових завдань. Розроблені плани роботи підписуються керівниками виконавчих органів міської ради і затверджуються заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету міської ради і секретарем міської ради згідно розподілу обов’язків.
12. Плани роботи виконавчих органів міської ради підлягають неухильному виконанню. Відповідальність за виконання планів роботи виконавчих органів міської ради покладається на їх керівників.
13. По закінченню кожного кварталу поточного року питання виконання  плану роботи за квартал розглядається на засіданні виконавчого комітету міської ради. Проект рішення з зазначеного питання готує загальний відділ на підставі квартальних звітів виконавчих органів міської ради про виконання плану роботи.
14. Зняття планового питання з порядку денного засідання виконавчого комітету міської ради або перенесення терміну розгляду запланованого питання  здійснюється на засіданні виконавчого комітету міської ради на підставі доповідної записки керівника відповідного виконавчого органу міської ради, погодженої заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету міської ради або секретарем міської ради згідно з розподілом обов’язків і розглянутої міським головою.
15. Це відображається   в   рішенні   виконавчого   комітету   міської   ради, прийнятому за результатами  розгляду зазначеного питання.

5. Порядок підготовки та проведення засідань виконавчого комітету міської ради

1. Засідання виконавчого комітету міської ради є основною формою його роботи, що забезпечує колегіальне обговорення задач, які стоять перед ним, і прийняття відповідних рішень.
2. Засідання виконавчого комітету міської ради є правомочними, якщо в них бере участь більше половини від загального складу виконавчого комітету міської ради.
3. Засідання виконавчого комітету скликаються міським головою, а у випадках, передбачених статтею 53 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», – заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради. Видання відповідного розпорядження міського голови про скликання чергового (планового) та позачергового (непланового) засідання виконавчого комітету міської ради не є обов’язковим. Відкриває і проводить засідання, підписує рішення виконавчого комітету міський голова, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цих повноважень - заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.
4. Чергові (планові) засідання виконавчого комітету міської ради проводяться згідно затверджених планів (перспективних (щорічних) або квартальних) щомісячно у третю середу. Початок засідань о 14-й годині.
5. У випадку необхідності, може бути скликано позачергове (непланове) засідання виконавчого комітету міської ради або чергове (планове) перенесено на інший час.
6. Засідання виконавчого комітету проводяться в сесійній залі міської ради. Підготовка засідань здійснюється загальним відділом міської ради. Координація з підготовки – керуючим справами виконавчого комітету міської ради.
7. Засідання виконавчого комітету міської ради проводяться відповідно до порядку денного, який формує загальний відділ міської ради. До порядку денного чергового (планового) засідання виконавчого комітету міської ради вносяться лише ті питання, з яких проекти рішень з доданими матеріалами належним чином оформлені, в установленому порядку погоджені і надійшли до загального відділу у встановлені терміни (або з дозволу міського голови поза межами вказаних строків). 
8. Проект порядку денного підписується керуючим справами виконкому міської ради або особою, яка його заміщує, після чого надається для розгляду міському голові або особі, яка його заміщує, не пізніше, ніж за 3 робочі дні до засідання виконавчого комітету міської ради. Погоджений проект порядку денного оприлюднюється на офіційному веб-сайті міської ради.
9. Підготовку питань, які виносяться на засідання виконавчого комітету міської ради, здійснюють відділи та інші виконавчі органи міської ради. Для участі в підготовці питань можуть залучатись керівники підприємств, установ, організацій, члени комісій виконавчого комітету, представники громадськості, спеціалісти.
10. На засіданнях виконавчого комітету міської ради розглядаються основні заплановані питання та додаткові, що виносяться виконавчими органами в робочому порядку. Безпосередньо на засіданні виконавчого комітету до порядку денного додатково можуть вноситися проекти рішень з питань, що потребують невідкладного вирішення. Вносити пропозиції щодо включення таких проектів рішень до порядку денного засідання можуть тільки члени виконавчого комітету за умови обґрунтування невідкладності вирішення питання.
11. Матеріали з основного запланованого питання, яке вноситься на засідання виконавчого комітету міської ради, включають: проект рішення, погоджений в установленому порядку; додатки до проекту рішення (якщо вони є); інформацію, довідку, висновок по суті питання, підписану особою, відповідальною за підготовку проекту рішення (за необхідності); матеріали для презентації питання (за необхідності); перелік суб’єктів для видачі (надіслання) рішення після його прийняття (лист розсилки); інші документи на розсуд розробника проекту рішення. При розгляді основного запланованого питання доповідачем можуть використовуватися фото - відеоматеріали.
12. Матеріали з додаткових питань, що виносяться виконавчими органами в робочому порядку, включають: проект рішення, погоджений в установленому порядку; додатки до проекту рішення (в разі наявності); перелік суб’єктів для видачі (надіслання) рішення після його прийняття (лист розсилки); інші документи на розсуд розробника проекту рішення.
13. Формування порядку денного позачергового засідання виконавчого комітету міської ради та підготовка проектів рішень можуть здійснюватися в день проведення цього засідання. Інформація про скликання позачергового засідання виконавчого комітету міської ради розміщується на офіційному веб-сайті міської ради негайно після прийняття такого рішення.
14. На засідання виконавчого комітету міської ради можуть запрошуватися, у разі необхідності, керівники виконавчих органів міської ради, керівники і фахівці підприємств, установ і організацій, яких стосуються питання, що обговорюються. Список таких осіб складає керівник виконавчого органу міської ради, відповідальний за підготовку питання, і додає до матеріалів проекту рішення виконавчого комітету.
15. Інформування членів виконавчого комітету міської ради про час та місце засідання виконавчого комітету міської ради здійснюється загальним відділом міської ради.
16. У засіданні беруть участь начальники відділу з питань правового забезпечення діяльності виконавчих органів, загального відділу, або особи, що виконують їх обов’язки. Засідання виконавчого комітету міської ради, як правило, проводиться відкрито (за винятком випадків, коли члени виконавчого комітету ухвалили рішення провести закрите засідання).
17. У засіданнях виконавчого комітету міської ради можуть брати участь депутати усіх рівнів, керівники виконавчих органів міської ради, а також інші запрошені особи. Про намір взяття участі у засіданні особи надсилають повідомлення на ім’я міського голови за особистим підписом. Такі повідомлення передаються керуючому справами виконавчого комітету міської ради для врахування в роботі при підготовці до засідання.
18. Кількість присутніх може бути лімітована фізичними обмеженнями приміщення зали засідань виконавчого комітету міської ради.
19. Загальний відділ здійснює реєстрацію членів виконавчого комітету, що прибули та присутні на засіданні, запрошених осіб і інших осіб, що прийматимуть участь у засіданні виконавчого комітету міської ради, що оформлюється відповідним списком, який надається головуючому до початку засідання виконавчого комітету міської ради.
20. Головуючий на засіданні виконавчого комітету міської ради: веде засідання, оголошує перерви в засіданнях; надає слово для доповіді (співдоповіді), виступу, оголошує наступного доповідача; забезпечує дотримання цього Регламенту всіма присутніми на засіданні; вносить пропозиції про внесення змін до проектів рішень з врахуванням висловлених в ході обговорення пропозицій.
21. Порядок денний засідання виконавчого комітету міської ради затверджуються на початку засідання за пропозицією головуючого. З огляду на обсяг порядку денного засідання виконавчого комітету міської ради може бути передбачена перерва в засіданні.
22. З питань, передбачених порядком денним, на засіданні виконавчого комітету міської ради доповідачами можуть бути заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету міської ради, секретар міської ради, керівники виконавчих органів міської ради, члени виконавчого комітету міської ради. Співдоповідачами можуть бути керівники підприємств, установ, організацій, голови постійних комісій міської ради та інші особи. Час доповіді з основних питань, як правило, встановлюється до 20 хвилин, з додаткових питань до 10 хвилин, для співдоповіді, виступів, довідок– до 5 хвилин.
23. У процесі обговорення питань на засіданнях виконавчого комітету міської ради міський голова, його заступники, керуючий справами виконавчого комітету міської ради, члени виконавчого комітету міської ради мають право: вносити пропозиції щодо порядку денного і порядку роботи; отримувати від доповідачів додаткових роз’яснень з даних питань; вносити пропозиції щодо змін та доповнень до проектів рішень виконавчого комітету; брати участь в обговоренні питань.
24. Особи, запрошені на засідання виконавчого комітету міської ради, мають право: на виступ після надання їм слова головуючим; брати участь в обговоренні питань; вносити пропозиції про зміст і доповнення до проектів рішень або про їх доопрацювання; у виняткових випадках – вносити пропозиції про перенесення обговорення питання на інше засідання виконавчого комітету або про додаткове вивчення питання спеціально створеною робочою групою (комісією).
25. Після обговорення, заключного слова доповідача, співдоповідача головуючий на засіданні оголошує про перехід до голосування. На голосування вносяться всі пропозиції і зміни, що надійшли і не були відкликані членами виконавчого комітету міської ради. Перед кожним голосуванням головуючий формулює зміст питання, що вноситься на голосування, і у випадку відсутності заперечень пропонує розпочати голосування щодо нього.
26. За пропозицією головуючого рішення виконавчого комітету міської ради може прийматись без обговорення, якщо до проєкту рішення відсутні зауваження членів виконавчого комітету міської ради.
27. Рішення приймаються відкритим голосуванням більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету міської ради.
28. У разі, якщо на розгляд виконавчого комітету міської ради винесене питання, яке призводить до конфлікту інтересів у міського голови, членів виконавчого комітету міської ради, посадових осіб місцевого самоврядування, ці особи зобов’язані:
    • не вчиняти дій та не приймати рішень в умовах реального чи потенційного конфлікту інтересів;
    • не пізніше наступного робочого дня з моменту, коли відповідна особа дізналася чи повинна була дізнатися про наявність у неї реального чи потенційного конфлікту інтересів, повідомити про цей конфлікт інтересів безпосереднього керівника;
    • вжити заходів щодо врегулювання реального чи потенційного конфлікту інтересів.
29. У разі, якщо член виконавчого комітету міської ради дізнався про існування реального чи потенційного конфлікту інтересів в питанні, яке розглядається виконавчим комітетом, він зобов’язаний повідомити про існування конфлікту інтересів шляхом подання повідомлення. Повідомлення про конфлікт інтересів члена виконавчого комітету міської ради додається до матеріалів засідання виконавчого комітету міської ради, а відповідна  інформація заноситься до протоколу.
30. Врегулювання потенційного чи реального конфлікту інтересів може відбуватися шляхом утримання від участі члена виконавчого комітету міської ради у голосуванні під час прийняття рішення на засіданні виконавчого комітету міської ради. Норми щодо конфлікту інтересів регулюються даним Регламентом, Законом України «Про запобігання корупції» та іншими нормативно-правовими актами.
31. Проекти рішень, що не набрали більшості голосів членів виконавчого комітету міської ради, повертаються виконавцям на доопрацювання.
32. Рішення виконавчого комітету міської ради, прийняті з зауваженнями, доповненнями, пропозиціями, протягом 3-х робочих днів доопрацьовуються відповідними розробниками проектів рішень та подаються до загального відділу міської ради. Доопрацьовані проекти рішень погоджуються і візуються у встановленому цим Регламентом порядку. Оригінали рішень, прийнятих на засіданні виконавчого комітету міської ради (в тому числі доопрацьовані рішення), підписує міський голова або особа, що головувала на засіданні виконавчого комітету міської ради, на якому були прийняті відповідні рішення.
33. Додатки до рішення виконавчого комітету міської ради підписуються керівником структурного підрозділу міської ради, що підготував проект рішення виконавчого комітету міської ради і керуючим справами виконавчого комітету міської ради.
34. Доручення, отримані під час засідання виконавчого комітету, можуть бути включені до протоколу, за вказівкою головуючого, після чого загальним відділом доводяться до виконавців, які інформують про хід їх виконання.
35. Підписані рішення не пізніше наступного робочого дня реєструються у загальному відділі міської ради шляхом присвоєння їм порядкового реєстраційного номера та дати рішення. Датою рішення вважається дата його прийняття виконавчим комітетом міської ради. Нумерація рішень виконавчого комітету міської ради ведеться від номера 1 за наростанням протягом календарного року.
36. Рішення виконавчого комітету міської ради розміщуються та офіційному веб-сайті міської ради у відповідності до вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації»
37. Після реєстрації у 5-денний термін рішення виконавчого комітету міської ради розсилаються згідно з листом розсилки. У разі необхідності виготовлення витягів з рішень для юридичних та фізичних осіб, яких стосується даний документ, працівниками загального відділу протягом наступних 3 днів проводиться оформлення, засвідчення та надсилання витягу з рішення адресату.
38. У разі незгоди міського голови з рішенням виконавчого комітету міської ради він може зупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та винести це питання на розгляд міської ради.
39. Виконавчий комітет міської ради, в разі необхідності, вносить зміни, доповнення, визначає такими, що втратили чинність, або скасовує прийняті раніше ним рішення.
40. Необхідність таких змін обов’язково обґрунтовується в службовій записці про внесення проекту рішення на розгляд виконавчого комітету міської ради, і в самому проекті рішення.
41. Матеріали засідань виконавчого комітету міської ради включають: протокол засідання виконавчого комітету міської ради з додатками; рішення виконавчого комітету з доданими матеріалами.
42. Ведення та оформлення протоколу засідання виконавчого комітету здійснює начальник загального відділу або особа, яка виконує обов’язки начальника загального відділу. Протокол візується особою, яка його вела та оформила.
43. Протокол засідання виконавчого комітету міської ради повинен містити: дату, час і місце проведення засідання; загальну кількість членів виконавчого комітету міської ради; перелік членів виконавчого комітету міської ради, присутніх на засіданні; список відсутніх на засіданні членів виконавчого комітету міської ради з зазначенням причини відсутності (якщо вона відома); список запрошених осіб і інших осіб, що були присутні на засіданні виконавчого комітету міської ради; порядок денний засідання виконавчого комітету міської ради; прізвища, посади головуючого на засіданні,    доповідачів, співдоповідачів, виступаючих; повідомлення про конфлікт інтересів (в разі наявності); всі внесені на голосування питання і пропозиції; прийняті рішення і результати голосування.
44. До протоколу засідання виконавчого комітету додаються (в разі наявності): поправки і доповнення до проектів рішень; довідки, зауваження; повідомлення про конфлікт інтересів; тощо.
45. Протокол засідання виконавчого комітету міської ради оформляється та підписується не пізніше, як через 5 робочих днів після засідання міським головою (або іншою особою, що головувала на засіданні).
46. Оригінали рішень та протоколи засідань виконавчого комітету міської ради засвідчуються гербовою печаткою міської ради. Копії рішень та протоколів засідання виконавчого комітету засвідчуються підписом начальника загального відділу або особою, яка виконує обов’язки начальника загального відділу, та скріплюється печаткою загального відділу.
47. Протоколи засідань виконавчого комітету міської ради з оригіналами рішень підшиваються у справи в хронологічному порядку і зберігаються у загальному відділі міської ради 2 роки, після чого документи упорядковуються, вносяться до опису справ постійного зберігання і передаються на зберігання відповідальному за архівний підрозділ міської ради, де зберігаються протягом наступних 5 років. Відповідальність за зберігання оригіналів покладається на начальника загального відділу.
48. В подальшому, впорядковані та внесені до описів протоколи передаються до архівного відділу Бахмутської районної державної адміністрації на постійне зберігання.

6.Порядок підготовки і оформлення проектів рішень виконавчого комітету міської ради

1. З усіх питань порядку денного з урахуванням змін і доповнень до проектів, що виникли в процесі обговорення на засіданні, виконавчий комітет приймає рішення. Рішення приймаються відкритим голосуванням більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету. Рішення виконавчого комітету міської ради, прийняті у межах наданих йому повноважень, є обов’язковими для виконання на території Часовоярської міської ТГ місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, посадовими особами міської ради, виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами, організаціями, незалежно від форм власності, та громадянами.
2. Цільова спрямованість проектів рішень виконавчого комітету міської ради визначається перспективними та квартальними планами роботи виконавчих органів міської ради, рішеннями органів виконавчої влади вищого рівня, дорученнями міського голови, а також необхідністю оперативного розв’язання службових питань і питань забезпечення життєдіяльності громади.
3. Підготовку питань на засідання виконавчого комітету міської ради здійснюють   виконавчі органи         міської ради, комунальні підприємства,  установи, організації, створені комісії, робочі групи під контролем заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради, секретаря міської ради згідно розподілу обов’язків. До участі у підготовці питань можуть залучатися депутати міської ради, голови постійних комісій міської ради, представники державних установ та організацій, громадських організацій, а у разі необхідності – вчені, науковці, фахівці відповідної галузі.
4. Відповідальність за підготовку проекту рішення несе керівник виконавчого органу, на якого відповідно до плану роботи виконавчих органів міської      ради  або    до  резолюції       міського  голови покладено організацію  підготовки проекту рішення та своєчасне його   оприлюднення.
5. Відповідальність за відповідність проекту рішення виконавчого комітету міської ради вимогам чинного законодавства несе начальник юридичного відділу та начальник структурного підрозділу міської ради, який здійснював розробку проекту  рішення виконавчого комітету.
6. При підготовці проектів рішень виконавчого комітету виконавці (розробники) дотримуються таких правил:

• при підготовці дотримуватися вимог Інструкції з діловодства;
• текст рішення виконавчого комітету міської ради повинен бути чітким за змістом, гранично коротким;
• виклад окремих пунктів, додатків до тексту в цілому має бути органічно пов’язаним, він не повинен допускати можливого подвійного тлумачення змісту;
• в обсязі 1-4 сторінок, які надруковані одинарним інтервалом (кількість сторінок додатків, довідкового та інших матеріалів не обмежується).

7. Обов’язковою складовою частиною рішення є заголовок, що стисло розкриває його зміст. Заголовки проектів рішень виконавчого комітету міської ради повинні містити стислий виклад суті, складаються з одного речення, формулюються лаконічно і повинні відповідати на питання «Про що?». Наприклад: «Про затвердження положення…», «Про заходи…», «Про хід виконання…».
8. Якщо в проекті рішення виконавчого комітету міської ради іде мова про декілька питань, то заголовок формулюється узагальнено. Заголовки друкуються шрифтом Times New Roman, розмір 14, нежирним шрифтом, одинарним інтервалом. Назва рішення може бути надрукована впродовж не більш як до 7,2 см сторінки. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (п’ять рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
9. Текст проекту рішення виконавчого комітету має дві частини: констатуючу (мотивувальну) та розпорядчу. В першій частині викладаються обґрунтування або підстави, у другій – доручення, пропозиції, завдання, висновки.
10. У констатуючій (мотивувальній) частині викладається мета рішення; зазначається його підстава; обґрунтування; посилання на нормативно-правові акти. Якщо рішення виконавчого комітету міської ради готується на виконання або на підставі документу органів законодавчої або виконавчої влади вищого рівня, то на нього обов’язково має бути посилання в констатуючій (мотивувальній) частині. При цьому при посиланні на закон зазначається лише його заголовок, крім законів про внесення змін. А при посиланні на інші правові  акти зазначається вид акту, найменування суб’єкту нормоутворення, дата прийняття, його реєстраційний індекс і заголовок. Наприклад: керуючись Законом України «Про місцеве самоврядування в    Україні»; відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 29.04.2020 № 330 «Про виділення коштів для надання допомоги на дітей фізичним особам-підприємцям, які обрали спрощену систему оподаткування і належать до першої та другої групи платників єдиного податку»; постанови Кабінету Міністрів України від 24.09.2008 № 866 «Питання діяльності органів опіки та піклування, пов'язаної із захистом прав дитини».
11. Якщо рішення містить посилання на нормативно-правовий акт, зареєстрований в Міністерстві юстиції України, то зазначається також дата і номер його державної реєстрації в Міністерстві юстиції України. Наприклад: згідно з Правилами безпеки систем газопостачання, затвердженими наказом Міністерства енергетики та вугільної промисловості України від 15.05.2015 № 285, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 08 червня 2015 р. за № 674/27119.
12. У другій - розпорядчій частині викладаються висновки; пропозиції; конкретні змістовні заходи з усунення зазначених недоліків та виконання поставлених завдань; оцінка дій осіб, колективу (задовільна, незадовільна, недостатня, тощо); шляхи і засоби досягнення мети; особи, відповідальні за виконання, терміни виконання; форми організації і контролю виконання рішення; порядок звітності та інформування про виконання. Текст розпорядчої частини може поділятися на пункти, що нумеруються арабськими цифрами. Пункти можуть поділятися на підпункти, нумерація яких складається з номера пункту, до якого вони відносяться, і свого порядкового номера. Абзаци не нумеруються.
13. У текстах проектів рішень виконавчого комітету міської ради усі назви та найменування відділів міської ради, державних органів усіх рівнів, підприємств, установ, організацій, нормативних актів, адміністративно- територіальних одиниць, географічних та природних об’єктів пишуться повністю. Допускаються лише загальноприйняті абревіатури і такі скорочення, які спеціально зазначені у тексті даного рішення.
14. У тексті проекту рішення зазначається повна назва посади. Якщо керівнику дається пряме доручення, то його прізвище пишеться разом з ім’ям. У випадках, якщо доручення дається структурному підрозділу міської ради, прізвище керівника наводиться у дужках без ініціалів. Наприклад: «Доручити начальнику загального відділу міської ради Прізвище Ім’я . …», але ж «Доручити загальному відділу міської ради (Прізвище)».
15. Якщо проекти рішень виконавчого комітету передбачають заходи, плани, доручення, завдання та інше, обов’язково вказується посада та прізвище осіб, на яких покладається виконання рішення, підготовка інформації з визначенням контрольного терміну виконання; якому структурному підрозділу виконавці доручень, наданих рішенням виконавчого комітету міської ради, повинні надавати інформацію і в який термін; якому структурному підрозділу міської ради доручається підготовка узагальненої інформації про виконання контрольного документа та зняття його з контролю; в якій формі рішення доводиться до населення або зацікавлених осіб (у разі необхідності).
16.  Як правило, відповідальним за підготовку проекту рішення виконавчого комітету та узагальнення інформації щодо виконання завдань і доручень є відділ до компетенції якого відносяться визначені питання,                    а контрольна функція покладається на міського голову, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради, секретаря  міської ради згідно з розподілом обов’язків.
17. Якщо прийняте рішення виключає дію рішень виконавчого комітету,  раніше прийнятих з даного питання, воно повинно містити вказівку про визнання їх такими, що втратили чинність.
18. Не допускається ухвалення повторних рішень виконавчого комітету міської ради, якщо не виконані раніше прийняті рішення з цього ж питання. У проектах рішень про хід виконання раніше прийнятих розпорядчих документів, у разі невиконання доручень, що містяться в них, наводяться причини невиконання завдань, особи, винні в цьому, пропозиції про застосування до них заходів в установленому порядку, а також нові терміни виконання доручень. У разі виконання раніше прийнятого рішення виконавчого комітету міської ради до проекту рішення виконавчого комітету міської ради вносяться пропозиції про зняття їх з контролю. Зняття рішення з контролю не означає, що воно втратило чинність.
19. Якщо проект рішення готується з метою внесення змін або доповнень до раніше прийнятого рішення, то в ньому вказуються пункти, до яких вносяться доповнення і поправки, або ті, які втратили чинність. Внесення змін і доповнень здійснюється до первинного рішення, а не до рішень, якими вже вносилися зміни та доповнення до цього рішення. Проект рішення виконавчого комітету міської ради про внесення змін та доповнень до первинного рішення виконавчого комітету міської ради або визнання його таким, що втратило чинність, готується розробником первинного рішення виконавчого комітету міської ради.
20. Що стосується оформлення підпису на рішенні виконавчого комітету міської ради, то підпис складається з найменування посади особи, яка підписує рішення виконавчого комітету міської ради, особистого підпису, ім’я та прізвища, наприклад:

«Міський голова                                                        Іван ГОЛОСНИЙ»

21. Якщо проект рішення виконавчого комітету міської ради містить додатки, відомості про їх наявність зазначаються у тексті рішення. При наявності до проекту рішення виконавчого комітету міської ради додатків вживаються такі вирази:

Один додаток: 

                   «Забезпечити виконання заходів… згідно з додатком»;

                    «Затвердити заходи щодо підготовки … (додаються)»

Якщо рішенням виконавчого комітету міської ради затверджуються   декілька додатків, то кожному присвоюється номер, про що зазначається у тексті рішення виконавчого комітету міської ради. При цьому знак «№» перед цифровим позначенням не ставиться.

Декілька додатків:

                   «Затвердити комісію у складі згідно з додатком 1»;   

                   «Затвердити заходи щодо … (додаток 2)

«Доручити відділу житлово-комунального   господарства проаналізувати стан справ …(додаток 3).

Назви додатків до рішень виконавчого комітету міської ради повинні бути ідентичними назвам цих додатків у тексті рішення. Додатки до пректу рішення виконавчого комітету міської ради оформлюються на окремих стандартних аркушах. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1»

22. В правому верхньому кутку першого аркуша додатку вживаються такі реквізити:

Додаток

                                               Рішення виконавчого комітету

                                               Часовоярської міської ради

                                               _______202__    №_______

            У разі затвердження положень, інструкцій, правил тощо реквізит має  форму:

                                                                  ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                  Рішення виконавчого комітету

                                                                  Часовоярської міської ради

                                                                  _________202__ № _______

         Друкуються реквізити шрифтом Times New Roman, розміром 14, одинарним інтервалом; реквізити можуть бути надруковані впродовж листа не більш як 8 см від правого краю сторінки.

23. Усі додатки до проекту рішення виконавчого комітету міської ради підписуються керівником виконавчого органу, який розробив проект рішення виконавчого комітету міської ради, та керуючим справами виконавчого комітету міської ради.
24. Якщо додаток до проекту рішення виконавчого комітету міської ради має власні додатки, то вони підписуються розробником проекту рішення виконавчого комітету міської ради.
25. Якщо додатком затверджується персональний склад комісії або робочої групи, її керуючий склад викладається у такій послідовності: голова, заступник голови, секретар комісії або робочої групи (далі – колегіальний орган). Члени колегіального органу викладаються в алфавітному порядку, повністю вказується ім’я та прізвище з зазначенням займаної ними посади.
26. Якщо до складу колегіального органу включені особи, які не є працівниками апарату або керівниками виконавчих органів міської ради, їх включення узгоджується з ними (якщо це керівники або незалежні особи) та з їх керівниками (якщо це підлеглі посадові особи) письмово, про що обов’язково зазначається в додатку до проекту рішення виконавчого комітету міської ради словами «за згодою» (щодо керівника або незалежної особи) або «за узгодженням» (щодо підлеглої посадової особи).
27. Проекти рішень виконавчого комітету міської ради друкуються на комп’ютері на спеціальних бланках формату А4 (210 х 297 мм) з параметрами сторінки: угорі – 2 см, унизу – 2 см, ліворуч – 3 см, праворуч – 1 см. Параметри Державного герба України складають 1,7 х 1,2 см.
28. Шрифт констатуючої (мотивувальної) та розпорядчої частини проекту рішення виконавчого комітету міської ради - Times New Roman, розмір 14. Одинарний інтервал. Абзац складає 1,25 см.
29. На проекти рішень виконавчого комітету міської ради, які друкуються на комп’ютері, розповсюджуються усі вимоги Регламенту, Інструкції з діловодства та державних стандартів.
30. Зразок бланку рішення виконавчого комітету міської ради наведений у додатку 2 до цього Регламенту.
31. До проекту рішення виконавчого комітету міської ради додаються: передбачені текстом додатки; всі матеріали, на які є посилання у проекті; інформація, довідка, висновок по суті питання, підписана особою, відповідальною за підготовку проекту рішення виконавчого комітету міської ради (за необхідності); висновки, погодження відповідних комісій, державних чи інших органів, якщо таке погодження передбачено діючим законодавством; перелік документів, на підставі яких розроблявся проект рішення виконавчого комітету міської ради, з зазначенням, які оригінали додаються до рішення, а які залишаються у розробника (за необхідності); лист розсилки (перелік суб’єктів, яким необхідно видати (розіслати) прийняте рішення; інші матеріали (за наявності, на розсуд розробника проекту рішення виконавчого комітету міської ради).
32. Розробник проекту рішення повинен попередньо погодити його із всіма відповідальними особами, задіяними в процесі підготовки та виконання документу.
33. В обов’язковому порядку усі проекти рішень виконавчого комітету міської ради узгоджуються з: начальником юридичного відділу міської ради (а у разі його відсутності - посадовою особою, що відповідає за правову роботу у міській раді); начальником виконавчого органу міської ради, що готує проект рішення виконавчого комітету міської ради; заступником міського голови, що координує діяльність виконавчого органу, який готує проект рішення; начальником Фінансового відділу міської ради чи/або начальником відділу бухгалтерського обліку і звітності міської ради (якщо проект рішення стосується фінансових питань); провідним спеціалістом з економічного розвитку міської ради (якщо проект рішення є регуляторним актом або стосується програм, встановлення тарифів); спеціалістом з управління комунальною власністю міської ради (якщо рішення стосується питань майна комунальної форми власності); начальником загального відділу (який своїм підписом засвідчує, що проект рішення оформлено з дотримання вимог Інструкції з діловодства і цього Регламенту); керуючим справами виконавчого комітету міської ради.
34. Проекти рішень виконавчого комітету міської ради, підготовлені для подальшого розгляду сесією міської ради, підлягають візуванню секретарем міської ради.
35. Зауваження та пропозиції до проекту рішення викладаються на окремому аркуші, про що в аркуші погодження робиться відповідна відмітка.
36. Погодження проектів рішень виконавчого комітету міської ради оформляється на окремих аркушах «Аркушах погодження» шляхом проставлення візи, яка складається з найменування посади, прізвища та ім’я, особистого підпису візуючого.
37. Форма аркуша погодження до рішення виконавчого комітету міської ради наведена у додатку 3 до цього Регламенту.
38. Термін перебування проекту рішення виконавчого комітету міської ради на візуванні у кожної посадової особи не повинен перевищувати 2-х робочих днів, а у юридичному відділі міської ради – 3-х робочих днів.
39. Якщо до проекту рішення виконавчого комітету міської ради є зауваження, то документ повертається виконавцю на доопрацювання. Зауваження, що виникають під час узгодження проекту рішення виконавчого комітету міської ради, викладаються у письмовій формі на окремому аркуші. У цьому випадку, при погодженні проекту рішення виконавчого комітету біля підпису ставиться відповідна позначка: «Зауваження додаються». Зауваження на предмет невідповідності проекту рішення виконавчого комітету вимогам чинного законодавства України юридичний відділ міської ради складає висновок.
40. Проекти рішень, що за правовим висновком юридичного відділу міської ради містять невідповідності нормам чинного законодавства, повинні бути доопрацьовані розробниками цих проектів рішень.
41. Якщо під час візування з’ясується, що у підготовлений до підписання або прийняття проект рішення виконавчого комітету міської ради необхідно внести істотні зміни, такий документ потребує повторного погодження і візування.
42. Матеріали, підготовлені на засідання виконавчого комітету без відповідних погоджувальних віз посадових осіб, з порушенням вимог діловодства та встановлених термінів, з помилками стилістичного і граматичного характеру, а також ті, що мають не усунені протиріччя законодавству, не приймаються до розгляду. А питання, з яких проекти рішень виконавчого комітету міської ради не надані у встановлений термін, вважаються непідготовленими і на розгляд виконавчого комітету міської ради не вносяться.
43. Підготовка проектів рішень виконавчого комітету міської ради, які є регуляторними актами, здійснюється з урахуванням особливостей, передбачених Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності», Порядком підготовки і прийняття регуляторних актів міською радою та її виконавчими органами, що затверджений рішенням міської ради.
44. Оформлені відповідно до цього Регламенту проекти рішень виконавчого комітету міської ради з матеріалами розробник проекту рішення передає до загального відділу не пізніше, ніж за 10 робочих днів до дня засідання виконавчого комітету міської ради. Виключення щодо терміну надання проекту рішення виконавчого комітету міської ради складають проекти рішень виконавчого комітету міської ради з тих питань, щодо яких законодавством встановлено інший термін прийняття рішень (зокрема з земельних питань, питань захисту прав дітей, житлових питань та інше).
45. Проекти рішень виконавчого комітету оприлюднюються в порядку, передбаченому Законом України «Про доступ до публічної інформації», крім виникнення невідкладних випадків, коли такі проекти оприлюднюються негайно після їх підготовки та надходження до загального відділу.
46. Загальний          відділ         забезпечує публікацію проектів рішень виконавчого комітету міської ради на офіційному веб-сайті міської ради.
47. У випадку, якщо проект рішення містить інформацію з обмеженим доступом відповідно до закону України «Про доступ до публічної інформації», проект рішення оприлюднюється з видаленням або знеособленням такої інформації.

7.Організація контролю за виконанням рішень виконавчого комітету

1. Організація та забезпечення контролю за виконанням рішень виконавчого комітету покладається на загальний відділ.
2. Відповідальність за виконання рішень виконавчого комітету покладається на посадових осіб виконавчих органів, зазначених в цих документах відповідальними виконавцями.
3. Інформація про виконання рішень виконавчого комітету надається на розгляд міському голові загальним відділом для ознайомлення згідно з встановленими строками.
4. Особи, які порушили строки виконання зазначених документів, без поважних на те причин, притягуються до дисциплінарної відповідальності в установленому законодавством порядку.
5. У разі неможливості виконати рішення виконавчого комітету у встановлений термін, відповідальна особа у письмовій формі вносить міському голові, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому міської ради або секретарю міської ради, на якого покладено контроль за виконанням розпорядчого документа, обґрунтовану пропозицію щодо продовження строку виконання.
6. За результатами розгляду обґрунтованої пропозиції керівний працівник міської ради приймає відповідне рішення шляхом накладання відповідної резолюції і направляє її до загального відділу для відповідного реагування.
7. Рішення виконавчого комітету знімаються з контролю лише після виконання всіх поставлених завдань. Підставою для зняття з контролю рішень, є наявність письмової резолюції посадової особи, на яку покладено контроль виконання. Зняття з контролю не означає, що документ втратив чинність.